Waarom zoveel ICT projecten in de soep lopen
Je hoort het regelmatig in de media, een ICT project met grote kostenoverschrijdingen. Recente voorbeelden bij de overheid zijn Defensie, en de vernieuwing van het bevolkingsregister. Het gaat hier vaak om tientallen miljoenen euro’s budgetoverschrijdingen. Bedragen waar je vaak weinig bij voor kan stellen. Projecten in het MKB draaien echter ook regelmatig op een fiasco uit. Is het echt zo moeilijk om ICT goed te doen? Tom Hoekstra, IT Project Manager bij Oddessey Solutions legt uit hoe het wel moet.
Bij het uitlopen van een project is de eerste reflex vaak, meer en/of actiever managen om zo meer controle over een project te krijgen. Uiteraard is goed projectmanagement van belang, maar uiteindelijk moeten de ICT’ers het doen. Te veel ‘bemoeienis’ van bovenaf kan ook juist leiden tot te veel overheadkosten en een minder efficiënt project.
Er is geen vaste remedie, omdat de oorzaak altijd anders is. Vaak zijn de eerste fouten echter al gemaakt in de beginfase van een project. Een veelvoorkomend struikelblok is het niet goed vertalen van de probleem- of doelstelling van de klant, naar bijbehorende functionaliteiten. Een ICT partij begint te bouwen wat er gevraagd wordt, zonder dat de probleem- of doelstelling volledig in kaart is gebracht, terwijl zij juist zouden moeten adviseren en doorvragen. Ook wordt er vaak verzuimd om de eindgebruikers te interviewen, of het concept te toetsen. Waar liggen hun wensen, waar lopen zij tegenaan en hoe verhoudt zich dat allemaal met de doelstellingen van de opdrachtgever? Lost de oplossing die ontwikkeld wordt, dit probleem ook daadwerkelijk op?
Een ander struikelblok is dat er vaak te groot begonnen wordt. Er moet een app gemaakt worden met enorm veel functionaliteiten, of een verouderd systeem wat al jaren gebruikt wordt en verweven is in een organisatie, moet in één keer vervangen worden. Het gevolg is dat er van te voren gigantisch veel moet worden uitgewerkt, waarbij de kans op het maken van fouten vergroot wordt. Het is alsof je een complete inboedel gaat uitzoeken en bestellen, terwijl het huis nog niet eens gebouwd wordt. Als je daarna een muurtje toch anders wil hebben, zal het dressoir dat je daar wilde niet meer passen.
Hoe wij grip houden op onze projecten
Bij Oddessey Solutions zorgen we ervoor dat projecten binnen de deadline, het budget en de kwalitatieve eisen zijn. Wij weten wat we doen, we hebben namelijk jarenlange ervaring op het gebied van complexe ICT vraagstukken. Onze projectaanpak begint met het duidelijk stellen van de customer requirements. Door uitgebreid in gesprek te gaan met de klant, achterhalen we de probleem- of doelstelling en vertalen we dat naar functionaliteiten. Samen met de klant onderzoeken we waar de eindgebruikers naar op zoek zijn. Vervolgens kijken we hoe we het interactie ontwerp hier zo goed mogelijk bij kunnen laten aansluiten? We toetsen het interactie ontwerp bij de doelgroep, zodat het gedragen en goedgekeurd wordt door de eindgebruikers. Daarnaast is het inschatten van de risico’s uiteraard ook belangrijk. Zo kun je vooraf anticiperen op mogelijke obstakels, in plaats van dat je tijdens het project brandjes moet blussen.
Daarnaast adviseren we al onze klanten altijd om het tegenovergestelde te doen van groot beginnen, namelijk: begin klein! Start met de kern van de applicatie (de MVP), focus daarop om het zo goed mogelijk te maken en experimenteer ermee. Alle functionaliteiten die minder belangrijk zijn zet je op een aparte lijst en daar besteed je nog geen aandacht aan, dat komt later wel. Het voordeel is dat het project behapbaar wordt en de belangrijkste onderdelen de meeste aandacht krijgen. Als de applicatie niet helemaal uitpakt zoals van te voren bedacht, kunnen wijzigingen makkelijker worden doorgevoerd.
Tot slot kan ook een Agile werkwijze uitkomst bieden. De oorsprong van deze werkwijze ligt in de ICT sector. In plaats van vooraf alles vast te leggen wordt er in zogenaamde sprints gewerkt. Elke sprint duurt een tot vier weken afhankelijk van het project. Daarin wordt elke keer opnieuw bekeken wat de voortgang is en wat de volgende stappen moeten zijn. Door deze korte schakels kan er veel beter worden bijgestuurd.
Op deze manier zorgen wij dat onze klanten niet voor verrassingen komen te staan. Heb je vragen over onze ICT projecten, of wil je meer informatie? Neem dan vooral contact op!
