Tips voor het schrijven van effectieve emails

Communiceren met klanten, collega’s en overige gebeurt nog steeds grotendeels via e-mail. Ik zelf ben er dagelijks mee bezig. Uit onderzoek blijkt dat er elke dag wereldwijd 269 biljoen e-mails gestuurd worden. Het merendeel hiervan is zakelijk. Hoe zorg je ervoor dat jouw e-mail eruit springt en zijn doel behaald?

Er zijn veel verschillende soorten e-mails en daardoor is het allerbelangrijkste van je e-mail dat je die afstemt op de lezer. Het begint bij het kennen van de lezer. Vaak merk je ook dat hoe beter de band met de ontvanger is, hoe sneller en vaker je een reactie krijgt. De band met de ontvanger versterk je door de e-mail te beginnen met een persoonlijke vraag of opmerking. Geef aan hoe je in contact bent gekomen met diegene en toon interesse.

De onderwerpregel

Het schrijven van een onderwerpregel is een vak op zich. Besteed er veel tijd aan. Het is het eerste wat er gelezen wordt en hierdoor maakt de lezer de keuze of die je e-mail leest of niet. Probeer wat je te zeggen hebt, binnen dertig tekens te houden. Inclusief de spaties.

Het gewenste effect van de onderwerpregel is vaak dat het nieuwsgierigheid opwekt en de lezer doorklikt naar je e-mail. Hoe je nieuwsgierigheid opwekt is dan vaak de volgende vraag. Dat kun je doen door een belofte te maken, een vraag te stellen of terug te komen op een besproken discussie. Het voelt misschien gek om dit te doen, daarom kun je  om erachter te komen of je onderwerpregel aanspreekt, deze testen bij je collega’s. Mocht je nou een e-mail opstellen die een grote doelgroep bereikt, dan is het niet gek om veel tijd te besteden aan de onderwerpregel.

Taalgebruik

De manier waarop een e-mail is geschreven draagt een groot deel bij aan de effectiviteit. Meer dan de helft van de lezer reageert sneller op jouw e-mails wanneer je je taalgebruik simpel houdt. Vermijd lastige woorden, lange zinnen en onduidelijkheid.

Spelfouten, het verkeerd schrijven van de naam of bedrijfsnaam kan leiden tot ergernis. Waardoor je al met 1-0 achterstaat. Waak hier dus goed voor. Waar je ook op moet letten bij het schrijven van je e-mail, is de tone of voice. Blijf altijd dicht bij jezelf, maar houd rekening met de relatie tussen jou en de lezer.

Wees enthousiast. Je lezer moet zin krijgen om jouw e-mail te beantwoorden. Hiervoor geldt: enthousiasme werkt aanstekelijk. Benadruk daarom de voordelen van het uitvoeren van een bepaalde klus, of stip in je bericht even aan dat je ernaar uitkijkt om een reactie te ontvangen en/of samen te werken met deze persoon.

Relevantie

Het is voor de lezer lastig als hij of zij niet meteen begrijpt waarover de e-mail gaat en waarom hij deze ontvangt. Het is dus erg belangrijk om aan te geven wat het nut voor de lezer is, what’s in it for them? Wees beknopt. Volgens een theorie uit de psychologie heb je maar 7 seconden om een eerste indruk te maken. Kortom: mensen hebben in eerste instantie maar 7 seconden de aandacht voor je. Werk daarom in je bericht zo snel mogelijk toe naar de kern.

Een duidelijke call to action toevoegen aan je mail verhoogt de reactiesnelheid. Het moet voor de lezer duidelijk zijn wat er van hem wordt verwacht. Begin daarom ook met wat het doel van je mail is, en wijd pas later uit over het hoe en waarom. Een voorbeeld van een effectieve vraag in de e-mail tijdens het samenwerken: ‘Wij willen graag een blog schrijven over het project en hebben jouw hulp daarbij nodig’. Leg vervolgens uit wat die hulp precies inhoudt en wees niet bang om deadlines toe te voegen en om een reactie te vragen.

Zijn reminders dan helemaal niet meer nodig?

De tips hierboven zullen je helpen bij het schrijven van een e-mail maar het is natuurlijk geen garantie voor een reactie. Soms tref je de ontvanger op een ongunstig tijdstip of is het hem of haar ontglipt. Dan kan het handig zijn om een reminder te sturen.

Tips voor dit soort e-mails: ten eerste, ben niet bang om ze te sturen en houdt ze kort, straight to the point. Wacht eerst een passende tijdsduur af voordat je een reminder stuurt, je wil ook niet te opdringerig overkomen. De juiste tijdsduur hangt af van de prioriteit van je e-mail. Stuur je eerste mail opnieuw door en zet er een korte zin bij als ‘ben je al in de mogelijkheid geweest om de onderstaande mail te lezen?’ Haal dan wel de ‘FWD’ uit de onderwerpregel. Doorgestuurde berichten worden zelden als prioriteit gezien.

Slot

Het niet ontvangen van een reactie kan verschillende redenen hebben. Het kan binnen of buiten jouw invloed liggen. Met de hierboven genoemde tips zorg je er in ieder geval voor dat je er zelf alles aan hebt gedaan. En vergeet niet, onbeantwoorde e-mails zullen altijd voor kunnen komen.

En komt het jou af en toe ook nog is voor dat je je email verstuurd en er vervolgens achterkomt dat je de bijlage bent vergeten? Hiervoor heb ik nog een laatste eenvoudige tip. Begin je e-mail met het toevoegen van de bijlage en schrijf direct een regel in de e-mail die gaat over de bijgevoegde bijlage.