Oddessey Solutions introduceert: Plann, efficiënt afspraken plannen met je klant! - Oddessey Solutions

Oddessey Solutions introduceert: Plann, efficiënt afspraken plannen met je klant!

Het maken van afspraken met klanten waarbij ook andere collega’s betrokken zijn is vaak een lastige taak. Dit omdat er meerdere betrokkenen zijn, allemaal met een eigen agenda. Daarnaast moet de afspraak vaak per mail bevestigd worden door de klant, voordat deze definitief is. Omdat hier enige tijd overheen gaat kan het voorkomen dat de voorgestelde datum en tijd (tijdslot) niet meer beschikbaar is. Herkenbaar? Daarom heeft Oddessey Solutions ‘Plann’ ontwikkeld.

Wat is Plann?

Plann vereenvoudigd het maken van afspraken. Zoals in de inleiding al benoemd, kan het voorkomen dat een voorgestelde datum niet meer schikt op het moment dat de klant deze bevestigd. Tijdens het maken van een afspraak in Plann kunnen er meerdere tijdsloten voorgesteld worden. Op deze manier bied je de klant meer flexibiliteit. Daarnaast worden deze tijdsloten op het moment dat de klant een keuze gaat maken gevalideerd. Wanneer een van de betrokkene een andere afspraak heeft ingepland die over een van de tijdsloten valt, zal dit specifieke tijdslot niet meer aan de klant worden getoond. Hierdoor stel je altijd tijdsloten voor waarin iedereen beschikbaar is.

Daarnaast is het tijdens het plannen van een afspraak mogelijk om de kalenders van alle betrokkenen in te zien. Hierdoor is het niet langer nodig om elke betrokkene persoonlijk te vragen of hij op de datum en tijd die wordt voorgesteld beschikbaar is. Dit maakt het maken van afspraken natuurlijk een stuk efficiënter.

Plann lost het probleem dus op door meerdere tijdsloten voor te stellen, en deze te valideren op beschikbaarheid. Het kan natuurlijk voor komen dat geen van de tijdsloten nog beschikbaar is. In dit geval zal Plann automatisch een e-mail versturen naar degene die de afspraak heeft aangemaakt met de vraag om nieuwe tijdsloten voor te stellen.

Hoe werkt het?

Gebruikers van Plann kunnen hun Google Agenda koppelen en zo de applicatie inzicht geven in hun agenda. Zo kan de persoon die de afspraak opzet, de beschikbaarheid van de aanwezige collega’s eenvoudig inzien. Tijdens het aanmaken van een afspraak kunnen gegevens als een titel, beschrijving en locatie worden ingevoerd. Normaal gesproken wordt op dit moment ook een datum en tijd ingevoerd, echter werkt dit bij Plann iets anders.

Nadat alle gegevens zijn ingevuld en de gebruiker eventueel andere collega’s heeft toegevoegd, wordt er een agenda getoond waarin alle kalender evenementen van de betrokkenen getoond zijn. De agenda is hetgeen dat Plann efficiënt maakt. De gebruiker kan namelijk binnen dit overzicht tijdsloten plaatsen waaruit de klant later kan kiezen. Door overzicht te geven in de kalenders van alle betrokkenen kan de gebruiker gericht tijdsloten kiezen waarop alle betrokkenen beschikbaar zijn.

Deze tijdsloten worden op meerdere momenten binnen de applicatie gevalideerd. Is er na het aanmaken van de afspraak iets door een van de betrokkenen gepland dat overlap heeft met een van de tijdsloten? Dan wordt dit specifieke tijdslot niet meer als optie getoond aan de klant.

Tijdsloten worden automatisch als kalender evenement weergegeven. De betrokkenen worden uitgenodigd. Samen worden deze in de agenda van degene die de afspraak aanmaakt toegevoegd. Op deze manier kan er niets over een tijdslot heen gepland worden.

Na het kiezen van de tijdsloten wordt er een link gegenereerd die gedeeld kan worden met de klant. Via deze link komt de klant op de pagina die in bovenstaande afbeelding te zien is. Hier kan de klant een tijdslot kiezen. Wanneer een tijdslot gekozen is zullen de overige tijdsloten uit de kalender worden verwijderd. Hierdoor zijn de tijden van deze tijdsloten weer beschikbaar voor het plaatsen van nieuwe tijdsloten. De betrokkenen worden door middel van een e-mail automatisch op de hoogte gesteld dat de afspraak bevestigd is. De klant kan vervolgens een kalender bestand downloaden of mailen om deze afspraak aan z’n eigen kalender toe te voegen.

De ontwikkeling en bijkomende uitdagingen

Vanzelfsprekend denken wij voordat wij beginnen aan de ontwikkeling van een applicatie goed na over de architectuur. De grootste uitdaging tijdens de ontwikkeling van deze applicatie was de koppeling met Google kalender en de beschikbaarheid validatie van de tijdsloten. Daarnaast speelde de snelheid van de applicatie ook een rol. Doordat een afspraak meerdere betrokkenen kan hebben die elk meerdere kalenders gebruiken, kan het voor komen dat de validatie over veel kalenders tegelijkertijd moet plaatsvinden. Omdat voor deze validatie een koppeling met Google nodig is voor het ophalen van de kalender evenementen, ontstond het risico dat dit veel tijd in beslag zou nemen.  Iets wat de eindgebruiker natuurlijk merkt. Dit hebben we opgelost door zo efficiënt mogelijk te communiceren met Google en zo de contactmomenten te reduceren.

Ook was het van belang om de pagina’s die voor de klant zichtbaar zijn intuïtief te ontwerpen. Op deze manier hebben wij een tool kunnen ontwikkelen die bijdraagt aan het zo efficiënt mogelijk plannen van afspraken.

“De appointment tool helpt mij enorm bij het efficiënt plannen van afspraken. Ik houd de controle over mijn agenda, terwijl ik de klant veel flexibiliteit kan bieden.”

John Hertogs

Wil je meer informatie over Plann, een demo, of wil je deze zelf gaan gebruiken? Kijk dan snel op www.plann.online. Natuurlijk mag je ook direct contact opnemen [email protected].